[국세일보 제공] 증빙서류는 사업자의 거래가 이루어진 것을 입증할 수 있는 증거 서류다. 세법에서는 거래 투명성과 적정 과세를 하기 위해 법적 증빙에 대해 강력한 규제를 두고 있다.

때문에 사업자는 세무 관리를 할 때 기본적으로 ‘증빙’을 철저하게 수취해야 한다. 증빙을 통해 사업용 거래를 적법하게 했다는 것을 입증할 수 있어야 비용처리를 할 수 있고, 세금도 줄일 수 있다.

예를 들어 직원에게 생일선물로 지급하는 상품권은 재화의 공급에 해당하지 않아 세금계산서와 같은 정규지출증빙서류를 수취해야 하는 지출이 아니다. 따라서 거래 사실을 입증할 수 있는 영수증 등을 증빙자료로 보관하면 된다.

다만, 법인의 경우 보다 철저한 대비가 필요하다. 상품권은 현금과 동일한 기능을 하므로 편법으로 사용했을 가능성을 배제하기 위해 생일인 직원에게 지급한 후에는 확인을 받아두는 것이 좋다.

상품권 구입이 재화나 용역의 공급에 해당하지 않아 지출증빙수취관련 가산세가 적용되지 않지만 다툼 없이 비용으로 인정받기 위해서는 가급적 증빙을 받아두는 것이 안전하다.

직원이 아닌 거래처에 상품권을 지급하는 것은 복리후생비가 아닌 접대비다. 손금으로 인정받으려면 법인카드 등을 통해 구입하고, 신용카드매출전표를 수취해야 비용처리를 할 수 있다.

사무실에 구비할 책장을 구매했다면 3만 원을 초과할 경우 정규 증빙서류인 세금계산서나 신용카드매출전표를 수취해야 한다.

정규 증빙서류를 받지 않은 경우에는 2% 가량의 가산세를 부담해야 비용으로 인정받을 수 있다. 3만 원을 넘지 않을 경우에는 간이영수증을 받아도 가산세 없이 비용처리 가능하다.

정규 증빙서류를 수취하지 못했더라도 거래를 객관적으로 입증할 수 있는 경우에는 비용처리를 할 수 있다.

예를 들어 원자재를 납품 받으면서 법인 통장을 통해 대금을 이체하고, 거래명세서는 받았지만 세금계산서를 수취하지 못했다고 가정하자. 이런 경우에도 세법에서는 융통성을 발휘하여 거래명세서와 이체 내역을 통해 매입사실을 입증하면 원자재 매입가액을 손비로 인정한다.

세무회계전문사이트 비즈앤택스는 “사업 관련 거래 시 적격 증빙서류를 수취하지 못했더라도 어떤 형태로든 증빙을 남겨두는 것이 무엇보다 중요하다”고 당부했다.

[국세일보 최윤정기자]